Давайте поговорим о программах, которые позволят облегчить ведение делопроизводства или помогут в управлении офисом или секретариатом.

Вот небольшой обзор программ — тех, которые можно найти на диске компьютера компании, тех, которые соблазняют рекламой в прессе и в Интернете, перспективные решения любых проблем (если не ценой и непониманием со стороны руководства), а также менее известные, иногда бесплатные, но не хуже. Однако это не будет обзор рыночного предложения, сравнение или анализ продуктов, потому что каждый пользователь компьютера компании чаще всего вынужден ориентироваться в пространстве, обозначенном действующим в компании стандартом, политикой лицензирования, затратами и необходимостью обмена электронными документами с клиентами или коллегами.

Portable формат документов

Во-первых, несколько слов о программном обеспечении, которое практически невидимо ежедневно, и о документах, которые оно создает. PDF, или формат переносимых документов — стандарт для электронных документов, успешно запущенный Adobe. Несмотря на ряд недостатков, положение этого стандарта кажется безопасным. Огромным преимуществом является простота чтения документа практически на любом компьютере и совместимость того, что мы видим на экране, с готовой распечаткой. Отсюда множество инструкций, листовок, писем и форм, доступных в этом формате. Adobe предоставляет бесплатные программы для чтения этих документов — Adobe Reader (конкурентоспособные ридеры практически не учитываются на рынке), присутствующие почти на каждом компьютере; Отсутствие этой программы, вероятно, может быть только случайным результатом отвлечения внимания компьютерного ученого. На мой взгляд, PDF — очень хорошее решение, когда вам нужно создать документ, который легко читать, со строго определенным внешним видом, макетом страницы и относительно устойчивым к возможным попыткам редактирования со стороны получателей. Для этого вам необходимо получить программу, позволяющую создавать такие документы или так называемые драйвер, который представляет собой небольшую программу, которая создает виртуальную распечатку в файл PDF. Здесь, в отличие от ридеров, есть большой выбор — от простых драйверов, поставляемых со сканером (позволяет сохранить отсканированный документ в формате PDF), до целой категории часто бесплатных программ (также для коммерческого использования, хотя я рекомендую тщательно протестировать перед использованием в работе), которые можно можно найти в категориях «бесплатный PDF» или «PDF-конвертер», вплоть до серьезных пакетов Adobe.

Microsoft Office

Если офис и документы, то… Microsoft Office? Флагманский продукт крупной корпорации, порой пытающейся полностью доминировать на рынке своими решениями. Слово «офис» закрепилось за набором в 1990-х годах, когда его начали продавать. Огромное количество версий и контента — в простейшем случае это редактор Word, таблица Excel и программа для создания презентаций PowerPoint. Расширенные и более дорогие версии также включают Access для работы с базами данных и программу совмещения электронной почты Outlook. Точные отличия версий и содержимого рекомендую проверить на сайте производителя. О каждой из этих программ написано множество книг и различных работ, они стали почти синонимами формата офисных документов (* .doc для текстов, * .xls для электронных таблиц, * .ppt или * .pps для презентаций, *. mdb для баз данных) — что еще можно добавить о них? С 1990-х годов они стали безусловным лидером в этой товарной отрасли, а конкуренция практически перестала существовать по разным причинам. Особенно Excel, который для опытного, обученного пользователя, хорошо знающего возможности программы, способен заменить почти все другие программы из этого семейства. С другой стороны, редактор Word — это, вероятно, наиболее часто используемая ненужная программа, наполненная множеством часто спорных функций, обычно используемых для создания очень простых документов, которые можно успешно написать под контролем гораздо более скромного (и более дешевого) редактора. Вышеупомянутые программы, входящие в пакет Microsoft Office, претерпели множество изменений, исправлений и версий за последние десять лет. К счастью для их клиентов и всех тех, кто использует этот продукт, версии, помеченные как 97-2000-XP-2003, используют большинство вышеупомянутых форматов файлов и не вызывают проблем при отправке документов людям, использующим несколько другую версию программ. Последняя редакция — Office 2007, все более явственно тяготеющая к новым форматам сохранения документов, будем надеяться, что это изменение не будет таким болезненным для пользователей, как «переход» с версии 95 на 97, когда у многих возникали проблемы с корректным чтением сохраненных версий. файл package.

Не вдаваясь в подробности — если на вашем рабочем компьютере установлен Microsoft Office (или ваш начальник решил купить этот продукт) — тогда … очень хорошо! Оставив в стороне общие симпатии и антипатии его производителя (Microsoft), и сосредоточившись на использовании потенциала программ, вы можете использовать его, чтобы сделать вашу офисную работу намного проще.

OpenOffice

В начале предыдущего абзаца я написал «Microsoft Office» со знаком вопроса. Сознательно. Этот офисный комбайн уже более восьми лет выдерживает жесткую конкуренцию. В 2000 году на рынке появился новый рынок, с которого, как я уже говорил, Microsoft ранее вытеснила других игроков. В то время Sun сделала StarOffice доступным для всех бесплатно, положив начало тому, что мы сейчас называем OpenOffice. В течение нескольких лет, рядом с, казалось бы, всемогущим MS Office, пакет вырос и укрепился, что вынудило Microsoft принять меры для защиты своих продуктов. Все это выгодно нам — клиентам и пользователям, потому что в конкурентной борьбе выигрывают получатели.

Я упомянул немного выше о других, новых форматах файлов (также появляющихся в программах Microsoft) — это результат растущей популярности программ OpenOffice. Первоначальные проблемы с обменом документами и их преобразованием постепенно уходят в прошлое, поскольку ведется работа над общим открытым (не являющимся собственностью патентами) форматом, принятым как действительный для всех новых офисных приложений. Специальная организация уже контролирует соблюдение формата, гарантируя, что производители программного обеспечения соблюдают этот стандарт, а также другие спецификации ISO. По этой причине, к счастью для нас, при поиске хорошего офисного программного обеспечения мы можем сосредоточиться на предлагаемых функциях, удобстве использования или цене, постепенно забывая о проблемах с заменой файлов.

Как и в случае с пакетом Microsoft, в мире Open Office у нас есть целый калейдоскоп программ на выбор. Кроме того, они могут быть от многих производителей. Sun развивается, потому что пакет StarOffice, купленный в 1999 году, все еще продается как коммерческое программное обеспечение, в то время как так называемое OpenOffice.org существует как открытый бесплатный проект для всех (в том числе для использования в бизнесе). Lotus (ныне филиал IBM) — бесплатный пакет Lotus Symphony, Corel как коммерческий Wordpect Office или Apple со своим продуктом iWorks также разрабатывают собственные версии. Также существует целая плеяда товаров от более мелких компаний, даже полный список дать сложно. При таком большом выборе я советую вам хорошенько осмотреться, прежде чем делать свой выбор, это не всегда вопрос стоимости, потому что привычки персонала к одному продукту (способ его эксплуатации или другие характерные особенности) могут иметь большее значение, а значит — ценность. Хорошим выбором может быть покупка одной из множества версий OpenOffice, выпущенных крупным известным производителем. Неслучайно я написал «покупка» относительно пакета моментом ранее описанного как бесплатный. Версия OpenOffice в коробке с логотипом компании в данном случае означает, что мы оплачиваем подбор программ в пакете, документацию, иногда специально созданный интерфейс для всех приложений, а также (на мой взгляд самое главное) техническую поддержку производителя. Неслучайно я написал «покупка» относительно пакета моментом ранее описанного как бесплатный. Версия OpenOffice в коробке с логотипом компании в данном случае означает, что мы оплачиваем подбор программ в пакете, документацию, иногда специально созданный интерфейс для всех приложений, а также (на мой взгляд самое главное) техническую поддержку производителя. Неслучайно я написал «покупка» относительно пакета моментом ранее описанного как бесплатный. Версия OpenOffice в коробке с логотипом компании в данном случае означает, что мы оплачиваем подбор программ в пакете, документацию, иногда специально созданный интерфейс для всех приложений, а также (что самое главное на мой взгляд) техническую поддержку производителя.

Пытаясь вкратце описать отличия этих пакетов от их большого конкурента от стабильной версии Microsoft, следует упомянуть несколько иную идею интерфейса программы — здесь обычно имеется одно приложение, которое может открывать или импортировать документы различных типов (текст, электронные таблицы или презентации). К нему нужно привыкнуть (это на заметку тем, кто нашел такой пакет, сидя за рабочим компьютером), об этом нужно помнить при выборе стандарта программ для нашей компании. Важной особенностью приложений OpenOffice является то, что они могут работать в средах, отличных от Windows, в гораздо большей степени.

MS Works

Несколько слов о младшем «брате» Microsoft Office. MS Works — это набор программ, предназначенный для домашнего офиса или малого бизнеса. Предлагается уже много лет, но всегда в тени. Огромная популяризация Word, Excel и PowerPoint сделала его нишевым и маргинальным продуктом, особенно в нашей стране. Отчасти правильно, потому что проблемы с обменом документами с «большим» Office и малыми возможностями (особенно модулем электронных таблиц) действительно отпугивали многих людей. Работы недавно вернулись с новыми предложениями по лицензированию — помимо платной версии вы также можете использовать бесплатную версию с запущенной рекламой (когда у нас их будет достаточно — вы всегда можете перейти на версию без рекламы за определенную плату). Взамен получаем скромный текстовый редактор,

Людям, которым нужен мощный инструмент для работы с электронными таблицами, следует посоветовать не использовать этот продукт, поскольку он только символически «совместим» с документами Excel. Я упоминаю об этом, потому что, помимо того факта, что в самом начале малого бизнеса этого может оказаться достаточно, более важной причиной является политика лицензирования Microsoft — MS Works иногда рассматривается как первый шаг к MS Office. Что это значит? Иногда можно «поохотиться» на очень выгодное предложение обновления до Microsoft Office за относительно небольшую плату. Иногда стоит спросить об этом вашего торгового представителя.

Google Documents

Помимо описанных больших наборов приложений для офисной работы, становится все более очевидной тенденция к тому, что программы и данные каким-то образом следуют за все более занятыми сотрудниками. Доступ к данным и программам из любого места через Интернет — это философия сред Google Documents. Имея в своем распоряжении веб-браузер, мы можем работать над проектами практически где угодно. Пока, если не считать восторженной молодежи и некоторых крайне мобильных начальников, оснащенных набором портативных гаджетов (ноутбук, КПК, Blackberry) — эта идея не встречает излишнего оптимизма. Причина, вероятно, в несколько экзотическом способе обращения, повторяющихся ошибках в приложениях и обычном нежелании или страхе доверять все документы, листы, презентации,

Тем не менее, эта тенденция заметна: сразу за Google Documents следует Microsoft со своими инструментами в виде Microsoft Office Live — набора программ, основанных на учетной записи электронной почты и поддерживаемых через веб-браузер. В настоящее время он находится на стадии тестирования и ориентирован больше на частных пользователей, но вполне возможно, что будущее принадлежит таким идеям.

Стратегические приложения

В дополнение к программам электронной почты (которые из-за их длины необходимо рассматривать отдельно) существуют несколько менее известных, но часто стратегических приложений. В пакете Microsoft Office, в зависимости от версии, мы можем найти множество программ-эфемерид для создания веб-сайтов, заметок или каталогизации фотографий. Ни один из них не присоединился к железному набору основных приложений пакета, в то время как два других, чаще всего продающиеся отдельно, часто служат основой для работы во многих средах проектирования.

Первый — Visio — редактор схем и графиков. До 2000 года разрабатывался одноименной компанией, позже поглощенной Microsoft. После установки он интегрируется с пакетом Office. Забота производителя об обновлениях и количество доступных библиотек символов для создания диаграмм из различных областей делает программу намного более сильной в своей лидирующей позиции в этой группе. Поскольку для него требуется отдельная и довольно дорогая лицензия, он не так распространен, как другие компоненты Microsoft Office. К счастью, производитель предоставил бесплатную программу Visio Viewer, которая позволяет просматривать и распечатывать файлы программы. Благодаря этому не только счастливчики, у которых установлена ​​полная версия, могут участвовать в обсуждении по электронной почте окончательной формы нарисованной диаграммы.

Второй представитель офиса «аристократии» — Microsoft Project. Приложение, предназначенное для помощи в координации вопросов, связанных с управлением проектами (управление ресурсами, управление персоналом, графики, бюджеты, графики), с большим удовольствием используется высшим руководством. В этом случае Microsoft решила не предоставлять бесплатную или даже платную программу предварительного просмотра файлов, поэтому бывают случаи паники персонала, когда начальник отправляет график работы в виде загадочного файла * .mpp. На помощь могут прийти сторонние браузерные программы, хотя лидера здесь указать сложно. Возможно, Steelray Project Viewer выделяется среди других, но, к сожалению, это не бесплатная программа.

Наконец, я упомяну две программы, часто работающие на наших компьютерах почти прозрачно, незаметно для пользователя, использование которых иногда необходимо или, по крайней мере, «в хорошем настроении».

Программы сжатия, архиваторы. Из галактики программ и методов сжатия до наших дней сохранились только два. WinZIP и WinRAR — префиксы «win» в их названиях свидетельствуют о долгой эволюции, которую они прошли. Теперь это удобные программы, позволяющие сжимать или распаковывать файл или целый набор файлов одним щелчком мыши. С сегодняшними огромными дисками наших компьютеров проблема нехватки места и необходимость сжатия данных перешла в другое место, теперь более важно, чтобы при отправке вложения или нескольких вложений по электронной почте можно было прикрепить один компактный файл и улучшить передачу документов. Упомянутые два формата * .zip и * .rar являются наиболее популярными, стоит помнить, что оба формата поддерживаются только WinRAR.

Наблюдая за сегодняшним рынком программного обеспечения, можно подумать, что для клиента не было лучшей ситуации. Многие компании стремятся привлечь внимание пользователей, соблазняя их лучшими и лучшими продуктами, и даже самые специализированные из них доступны в версии на польском языке, а сильное давление со стороны разработчиков бесплатного программного обеспечения приводит к снижению цен при сохранении качества и функциональности.